Så här dokumenterar du ett medvetandegörande samtal med en anställd
Att dokumentera ett medvetandegörande eller ett korrigerande samtal är viktigt om det i framtiden sker en åtgärd som uppsägning eller avskedande, då krävs det att det finns dokumenterade samtal och varningar mot medarbetaren. Det är också viktigt att du som arbetsgivare kan bevisa att åtgärder vidtagits vid en konflikt eller händelse och att det skett i enlighet med tvåmånadersregeln, dvs. två månader från att du som chef blev varse om att en konflikt eller en misskötsamhet inträffat.
I det här blogginlägget har vi samlat vilken information du behöver ha dokumenterad efter ett medvetandegörande samtal. Vill du lära dig mer om hur du håller korrigerande och svåra samtal ladda gärna vår checklista “6 steg för att lägga upp svåra samtal med dina anställda”.
Kom ihåg att det är din skyldighet som chef och arbetsgivare att informera och göra arbetstagaren medveten om de regler som finns på arbetsplatsen. Det är medarbetares skyldighet att förhålla sig till arbetsplatsen regler, samarbeta med kollegor och utföra sitt arbete. I en eventuell rättsprocess handlar det inte bara om att visa hur den anställde misskött sig utan även hur du som arbetsgivare och chef agerat. Därför är dokumentation av incidenter och korrigerande samtal viktigt för er båda.
Låt oss gå igenom hur en dokumentation av ett svårt samtal ska se ut
Inledning
I inledningen gör du det tydligt varför du har kallat till samtalet med medarbetaren, dvs. vad är syftet med samtalet och vad vill du uppnå med det korrigerande samtalet.
Vad är syftet med samtalet? Oftast är syftet med ett medvetandegörande samtal att diskutera och klargöra ett beteende eller en händelse.
När blev du varse om att en incident skett? Det här är en viktig punkt då du som chef är skyldig att ta hantera en incident inom två månader efter att du blivit varse om att den inträffat enligt tvåmånadersregeln.
Vad är målet med samtalet? Vad ser du som chef för möjligheter efter samtalet? Ladda gärna ner vår checklista “6 steg för att lägga upp svåra samtal med dina anställda” för att få mer info om hur du kan vända ett svårt samtal till en möjlighet.
Se även till att dokumentera medarbetarens namn och roll inom verksamheten.
Detta får du lära dig i checklistan
Vi vet att det kan vara jobbigt att hålla svåra samtal med en anställd, oavsett hur länge du arbetat med ledarskap. Därför delar vi med oss av våra bästa tips.
Bakgrund
I bakgrunden skriver du ner vad skälet med samtalet är, har det skett en incident, har medarbetaren misskött sig eller rör det sig om t.ex. frånvaro eller arbetsvägran? Beskriv och sammanfatta med tydliga exempel.
Vilka skäl finns det till samtalet?
Sammanfatta händelseförloppet gärna med tydliga datum och händelser.
Vad har medarbetaren i fråga sagt eller gjort?
Finns det andra medarbetare som påverkats av händelsen eller situationen? Bör du som chef kontakta några andra medarbetare för att få mer klarhet i situationen?
Finns det tidigare dokument att hänvisa till? Som t.ex. tidigare korrigerande samtal eller skriftliga varningar.
Medarbetarens version
Under samtalet är det viktigt att du låter medarbetare redogöra för sin version av händelsen, hur hen anser att bakgrunden till problemet ser ut och eventuella orsaker.
Sammanställ medarbetarens version.
Se även till att medarbetaren godkänner den nedtecknade versionen, den versionen är inte nödvändigtvis medarbetarens egna.
Konsekvenser & förändring
Vilka konsekvenser ser du att handlingen medför. Här är det viktigt att du tydliggör att du förväntar dig en förändring annars kan det leda till en allvarlig konsekvens för medarbetaren.
Vilka konsekvenser har beteendet medfört?
Vilken typ av förändring förväntas?
Gemensam sammanfattning och handlingsplan
Innan ett korrigerande möte avslutas är det viktigt att ni tillsammans kommer överens om en handlingsplan för hur ni ska ta er framåt från händelsen och mötet. Här kan det också vara bra att du skriver ner en gemensam sammanfattning av vad som sagts på mötet och om det finns oegentligheter som kanske kvarstår, se till att både skriver under sammanfattningen.
Gemensam sammanfattning för båda att skriva under.
Handlingsplanen bör innefatta:
Åtgärder och förväntningar på medarbetaren
Åtgärder och förväntningar på dig som chef
Eventuell hjälp eller behov medarbetaren har för att klara sitt arbete vidare
Datum för när åtgärderna bör ha skett
Datum för uppföljningsmöten
Konsekvenser för vad som händer om åtgärderna inte efterföljs
Förvara och hantera dokumentationen
Det sista steget i dokumentationen berör hur du ska förvara och vidare hantera dokumentet. Många företag använder idag molntjänster där de förvara alla projekt och bilder men även sina viktiga dokument. Här är det väldigt viktigt att du ser över och begränsar vilka som har tillgång till specifika mappar i molnet, att göra mappen tillgänglig för endast chefer och HR. Information som du dokumenterat kan vara känslig och det är viktigt att inte låta den råka hamna i en annan medarbetares händer på grund av dålig säkerhet och bristande rutiner.
Ibland kan det också vara skönt att få stöd i form av en HR-konsult som kan sköta medvetandegörande samtal och vidta eventuella konsekvenser som skriftliga varningar eller sköta en uppsägnings- eller avsked process. Min Byrå är din personliga HR-konsult i Jämtland, vi sätter människan i fokus och fungerar som din externa personalavdelning, tillgänglig att skapa flexibla lösningar för ditt företag.
