Lathund för lyckade medarbetarundersökningar
Medarbetarundersökningar är viktiga hjälpmedel både i det systematiska arbetsmiljöarbetet och när din organisation står inför en verksamhetsförändring, till exempel övergången till en hybrid arbetsplats. Ta hjälp av vår lathund för att skapa och genomföra riktigt bra medarbetarundersökningar med hög svarsfrekvens.
Därför ska du göra medarbetarundersökningar
Medarbetarundersökningar görs både för att få en helhetsbild av hur dina anställda mår och hur de trivs på arbetsplatsen med kollegor, chefer och företaget som arbetsgivare i stort.
Regelbundna medarbetarundersökningar kan bidra till mer drivna och lojala medarbetare, fånga upp förbättringsmöjligheter och – inte minst – användas i det systematiska arbetsmiljöarbetet som alla företag och organisationer är skyldiga att göra enligt Arbetsmiljölagen. De är också användbara för att ta reda på vad som går bra och mindre bra vid större förändringar på arbetsplatsen; till exempel vid övergång till ett hybridkontor eller vid en omorganisation.
Arbetsbelastning, stress, företagskultur och social samvaro är några av alla de saker som påverkar hur dina anställda mår. Detta påverkar i sin tur saker som prestation, närvaro och kundbemötande. Genom att systematiskt följa upp och förbättra arbetsmiljön med stöd av medarbetarundersökningar kan ditt företag både förbättra medarbetarnöjdhet, produktivitet och företagets lönsamhet.
Skapa förutsättningar för en hybrid arbetsplats
För att hybrida arbetsplatser och team ska fungera utan skav i organisationen finns det vissa saker som är bra att tänka på.
Fundera noga på vilka frågor ni ska ha med – ändra inte från gång till gång
För att din organisation ska kunna följa och dra slutsatser av resultaten över tid är det viktigt att de frågor som ställs inte ändras från gång till gång. Ha alltid en grund av fasta frågor och lägg endast till, eller ta bort, frågor vid behov. Fundera noga igenom syftet med medarbetarundersökningen och vilka frågor er organisation vill ha svar på.
10 bra frågor att ha med i en medarbetarundersökning
En medarbetarundersökning kan täcka många olika områden, till exempel frågor om trivsel, arbetsuppgifter, arbetsbelastning, ledarskap, kollegor, hälsa, företagets värderingar med mera.
Även om frågorna i en medarbetarundersökning varierar beroende på hur verksamheten ser ut finns det generella frågor som alltid är bra att ha med. Här listar vi 10 frågor vi ofta använder när vi hjälper våra kunder. De formuleras som påståenden där de svarande graderar svaren på en skala från “instämmer helt” till “instämmer inte alls”.
Jag ges möjlighet att utvecklas i min yrkesroll.
Jag har det stöd jag behöver från mina chefer för att kunna utföra mitt jobb.
Jag upplever att det är god stämning på min arbetsplats.
Jag trivs på min arbetsplats.
Vi bemöter varandra med respekt och stödjer varandra.
Vi har tydliga gemensamma mål för vår verksamhet.
Jag kan till viss del påverka min egen arbetssituation.
Jag upplever att min arbetsbelastning är på en bra nivå.
Jag har tillräckligt med kunskap och kompetens för de krav som ställs.
Jag tycker att vi har väl fungerande rutiner på min arbetsplats.
Frågor om hälsa i medarbetarundersökningar
Utöver de mer organisatoriska frågorna i en medarbetarenkät är det viktigt att ställa frågor om dina anställdas livsstil och hälsa. Till exempel hur deras tränings-, kost- och alkoholvanor ser ut.
Generellt rör vi oss allt mindre på fritiden och arbetsplatsen är därför en viktig arena för friskvårdsarbete. Det är medarbetaren själv som tar ansvar för att förändra sina levnadsmönster men som arbetsgivare kan du ge hen rätt förutsättningar för att lyckas.
Frågor i medarbetarundersökningen för hybrida arbetsplatser
Erbjuder ert företag möjlighet till arbete både på kontoret och hemma? Då är det viktigt att ställa frågor kopplade till den hybrida arbetsplatsen i medarbetarundersökningen. Några exempel på frågor:
Hur är det för dig att jobba hemifrån?
Kan du sätta gränser mellan arbete och privatliv?
Vilka är utmaningarna för dig med att jobba hemifrån?
Saknar du någon utrustning hemma?
Hur fungerar det att samarbeta med dina kollegor på distans?
Kommer du ut något och rör på dig?
Utforma medarbetarenkäten på ett smart sätt
Hur du utformar din medarbetarundersökning kommer påverka både resultatet och hur många svar du får in. Upplevs enkäten rörig och spretig minskar svarsfrekvensen och svaren du får kan bli svåra att tolka.
Ju mer sällan medarbetarundersökningen görs, desto fler frågor kan ni addera. Om undersökningen är en så kallad pulsmätning – där man mäter varje månad eller vecka – räcker 4-5 frågor. Pulsmätningar ger arbetsgivaren möjlighet att snabbt agera om något avviker.
En medarbetarenkät som görs en till två gånger per år kan vara betydligt mer omfattande med flera frågor kring samma ämne för att ge en mer fördjupad bild. Ställ relevanta frågor och se till att det finns öppna svarsalternativ där medarbetarna kan utveckla sina tankar.
Utforma undersökningen så att de viktigaste ämnena kommer först och att frågorna ligger i en logisk följd. En slarvigt utformad medarbetarenkät kan leda till färre svar.
Undvik frågor som kan avslöja identiteten på enkätdeltagare. I en mindre organisation kan till exempel frågor om kön, ålder eller arbetsuppgift tala om vem av medarbetarna det rör sig om. För att få ärliga svar bör såna frågor undvikas.
Mall för medarbetarundersökning – är det ok?
Internet svämmar över av mallar för medarbetarundersökningar – både de som är gratis och med olika betalalternativ. Att använda en mall för medarbetarenkäten kan vara ett bra sätt att snabbare komma framåt i arbetet om metoden är ny för er organisation.
Ta dock inte frågorna från mallen rakt av. Se den som ett stöd men ta bort, anpassa och lägg till frågor så det passar er organisation och era syften.
Följ upp och förmedla resultatet av medarbetarundersökningen
När du samlat in alla svar är det dags att analysera resultatet, identifiera förbättringsmöjligheter och åtgärder som ska vidtas, baserat på de svar du fått in.
Det är väldigt viktigt att återkoppla både resultatet av medarbetarundersökningen och vilka åtgärder ni som företag planerar att vidta utifrån resultatet till medarbetarna. Då visar ni att ni som företag jobbar aktivt med arbetsmiljö, utveckling och problemlösning. Om ingen återkoppling ges finns istället en risk att förtroendet för både medarbetarundersökningen och företaget sjunker. Dessutom kan svarsfrekvensen minska nästa gång ni ska genomföra en medarbetarundersökning.
Behöver du hjälp med att genomföra en medarbetarundersökning?
Min Byrå är en engagerad HR-partner med kontor i Östersund. Vi hjälper små- och medelstora företag i hela Jämtland med HR-frågor, rekrytering och utbildning. Om du vill ha hjälp med att komma igång med medarbetarundersökningar, eller någon annan HR-fråga, kontakta oss.
