STOR GUIDE
Allt du behöver tänka på när din arbetsplats blir hybrid
Trenden är tydlig. Allt fler av oss vill jobba på hybrida arbetsplatser och allt fler arbetsgivare går över till hybridkontor. Går ditt företag i samma tankar? Här delar vi med oss av fakta, checklistor, ansvar och andra viktiga saker att tänka på för att du ska kunna erbjuda dina medarbetare en mer flexibel och modern arbetsplats.
Genom att bli en hybrid arbetsplats visar ditt företag omtanke för er organisations viktigaste tillgång – människorna. Den frihet och flexibilitet som den hybrida arbetsmodellen ger skapar bättre förutsättningar för era anställda att få ihop livspusslet och en bättre balans mellan privat- och arbetsliv. Något som i slutändan givetvis också gynnar er som arbetsgivare
Checklista för hybrid arbetsplats
Är ditt företag eller organisation på väg att gå över till en hybrid arbetsplats? Grattis! Vi bjuder på en checklista med 6 viktiga steg att följa för att förändringen ska bli så bra som möjlig för både medarbetare och arbetsgivare.
Vad menas med en hybrid arbetsplats?
En hybrid arbetsplats erbjuder sina anställda flexibilitet i både vart och när de utför sitt arbete. Det innefattar möjligheten att jobba hemifrån, jobba på distans eller att jobba på kontoret. Ofta dessutom med utökade möjligheter kring vilka tider arbetet kan utföras.
Hur mycket av arbetstiden som kan läggas utanför kontoret och “vanliga” arbetstider varierar, det finns inte en hybridmodell som passar alla. Inför en övergång till att bli en hybrid arbetsplats är det därför viktigt att fundera på vad som passar bäst för just er och era medarbetare.
Hybridkontor blir standard, eller?
Hybridkontor är här för att stanna. Undersökning på undersökning visar att inställningen till hemarbete blir allt mer positiv, och av de som jobbade hemifrån under coronapandemin uppgav nio av tio att de ville fortsätta göra det efteråt, om än inte i samma utsträckning.
Att vara en hybrid arbetsplats är idag alltså en konkurrensfördel som, när den tillämpas fullt ut och på ett genomtänkt sätt, kan ge både nöjdare och mer produktiva medarbetare samt ökad lönsamhet för ditt företag. Här listar vi 12 fördelar hybrida arbetsplatser har jämfört med sina konkurrenter.
Det är såklart inte möjligt för alla arbetsplatser att övergå till hybrida arbetsmodeller. Men om ditt företags arbetsuppgifter, eller delar av dem, kan utföras helt eller delvis på distans, behöver du ta i beaktande att många idag vill ha den flexibilitet som en hybrid arbetsplats erbjuder.
Fördelarna med en hybrid arbetsplats
Fördelarna med en hybrid arbetsplats är många. För medarbetarna innebär det inte minst en ökad flexibilitet och frihet då möjligheterna till hemarbete ökar; en mindre stressig vardag, minskade kostnader för pendling och bättre karriärmöjligheter.
När medarbetarna har möjlighet att lägga upp sitt jobb på ett sätt som passar dem kan också deras produktivitet öka. De som behöver lugn och ro för att koncentrera sig kan välja att jobba hemma i högre utsträckning medan de som trivs bäst i en kontorsmiljö och att träffa sina kollegor kan välja att vara på kontoret.
För dig som arbetsgivare är den stora fördelen med en hybrid arbetsplats nöjdare och mer produktiva medarbetare och även minskade kostnader till följd av lägre kontorshyror.
Nackdelar med hybrid arbetsplats och att jobba hemifrån
Även om det finns många fördelar med att ha en hybrid arbetsplats finns det också utmaningar som är viktiga att känna till. Alla människor har rätt till en trygg arbetsplats och det gäller att ha en plan för hur ni ska förebygga och kompensera för riskerna med den hybrida arbetsplatsen.
1. Risk för sämre arbetsmiljö
Sannolikt är infrastrukturen i hemmet inte lika anpassad för arbete som kontoret är. Det finns öven risk för ökat stillasittande när man inte längre går till och från möten eller kaffeautomaten. Som arbetsgivare är du ansvarig för arbetsmiljön även när medarbetarna jobbar hemifrån och det är därför viktigt att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete som inkluderar den hybrida arbetsmodellen. Är du osäker på hur ditt ansvar för arbetsmiljön på hemmakontoret ser ut? Här går vi igenom vad som är arbetsgivarens ansvar för distansarbete och hybrida arbetsplatser
2. Svagare Vi-känsla
En risk med hybrida arbetsplatser är att vi-känslan och samhörigheten minskar när ni inte längre träffas lika regelbundet. Som arbetsgivare behöver du fundera på hur du ska kunna skapa en bra företagskultur och samhörighet även när medarbetarna jobbar på distans (tips på detta får du längre ner i det här inlägget).
3. Ensamhet och isolering
Vissa föredrar att ha kontoret som en självklar samlingsplats och kan känna sig ensamma utan den. För personer som inte har så stor umgängeskrets utanför arbetet kan det leda till känslor av isolering. Det är därför viktigt att er arbetsplats har rutiner för hur ni ska ses och att kommunicera mycket med varandra, även när en del eller alla är på distans.
Skapa en bra grund med riktlinjer och policies för hybrid arbetsplats
Inför en övergång till en hybrid arbetsplats är det viktigt att involvera alla på företaget och låta medarbetarna vara med och tycka till. Hur ska den hybrida arbetsmodellen se ut i just er organisation?
Se till att ha policies och riktlinjer som tydligt redogör för vad som gäller och vad som förväntas av medarbetarna. Det kan handla om vilka dagar och tider medarbetare kan arbeta hemma, mötesstruktur för hur digitala- och hybridmöten ska genomföras. Även vilka arbetsredskap medarbetarna behöver och har rätt till i hemmet för att säkerställa en god arbetsmiljö. Ni behöver även fundera kring vad som förväntas av medarbetarna när det gäller att finnas tillgängliga via mejl och mobil innan en övergång till hybrid arbetsplats.
Arbetsmiljöansvaret på en hybrid arbetsplats
Arbetsgivaren har alltid ansvaret för arbetsmiljön oavsett om medarbetaren sitter på kontoret eller hemma. När det kommer till hemarbete innebär det att arbetsgivaren är skyldig att informera om till exempel bra arbetsställningar och att medarbetarna har rätt utrustning för att kunna utföra sitt arbete hemifrån.
Samtidigt ökar kravet på den anställde att vara delaktig i att skapa en bra arbetsmiljö när hen jobbar hemifrån. Du har en skyldighet att informera, kontrollera och ge dina anställda rätt förutsättningar, men dina medarbetare har också en skyldighet att berätta för dig om något inte funkar. Läs mer om arbetsgivarens ansvar för hemmakontoret här.
Satsa på rätt teknik
Först och främst – videomöten och andra digitala samarbetsformer kräver en snabb och stabil uppkoppling. Hackiga uppkopplingar där användare kastas ut ur möten tar tid och skapar både irritation och samarbetssvårigheter. Därför är det en bra investering för dig som arbetsgivare att betala dina medarbetares bredbandsabonnemang.
När uppkopplingen är på plats gäller det att utrusta både dina medarbetare och mötesrummen på kontoret med den tekniska utrustning som krävs för att kunna genomföra och delta i hybridmöten och möten på distans – exempelvis skärmar, mikrofoner och hörlurar.
Den digitala arbetsmiljön på en hybrid arbetsplats
För att säkerställa att dina medarbetare har en bra digital arbetsmiljö ska era digitala verktyg utvärderas utifrån hur de påverkar arbetets innehåll, teknisk kvalitet och användarvänlighet. En dålig digital arbetsmiljö kan leda till både stress och frustration och inte minst minskad produktivitet.
För att skapa en bra digital arbetsmiljö är det även viktigt att sätta upp tydliga strukturer för era digitala möten och säkerställa att medarbetarna kan interagera med varandra på ett bra sätt. Jobba alltid inkluderande så att de som deltar på distans inte hamnar i skymundan – tänk digitalt först.
Medarbetarundersökning för hybrida arbetsplatser
Täta medarbetarundersökningar är ett jättebra verktyg för att trimma in den hybrida arbetsplatsen och skapa trygghet för dina medarbetare. Om ni genomför undersökningar både innan och kontinuerligt efter övergången till hybridkontor kan ni fånga upp negativa trender och förbättra ert arbetssätt.
Hybrida arbetsplatser är ett relativt nytt fenomen finns inga raka svar på hur det ska göras utan var beredd på att utvärdera och omvärdera under en lång tid framöver – och ha alltid era medarbetares mående i fokus. Här kan du läsa våra bästa tips för att skapa riktigt bra medarbetarundersökningar
Jobba ännu mer på företagskulturen och vi-känslan
Teamkänsla och sammanhållning på arbetsplatsen är viktigt för att medarbetare ska trivas. När ni går över till hybridkontor är det viktigt att ni jobbar aktivt för att stärka er teamkänsla. Det kan till exempel handla om att införa gemensamma digitala fikastunder, after work och andra gemensamma aktiviteter som går att delta i på distans.
Det är även bra att ha veckomöten där alla får samma information och där medarbetarna kan checka in sin status. Och glöm inte att fira era framgångar! Det är ett utmärkt sätt att skapa gemenskap.
Vill du ha hjälp?
När du har kommit så här långt ner i texten har du också säkert insett att det krävs en hel del arbete för att få till en bra hybrid arbetsplats. Om du behöver stöd finns vi på Min Byrå här för att hjälpa dig. Vi är ett gäng engagerade specialister i Östersund som stöttar små och medelstora företag i Jämtland genom hela medarbetarresan; med rekrytering, HR-tjänster och utbildning.
Välkommen att kontakta oss för att höra mer om hur vi kan hjälpa din organisation framåt