Introducera nya medarbetare – lyckas med din onboarding
En avslutad rekryteringsprocess med påskrivet anställningsavtal skapar stor förväntan hos både arbetsgivare och personen som snart ska börja sitt nya jobb. Förvalta den förväntan och bibehåll engagemanget med en genomtänkt introduktion till arbetsplatsen och tjänsten. Med en bra onboarding skapar du lojalitet och engagemang och den nyanställda kan snabbare bidra med lönsamhet till företaget.
Onboarding för nya medarbetare
Processen att introducera nya medarbetare till företaget och befintliga kollegor kallas onboarding. När nya medarbetare inkluderas i företagets kultur, känner delaktighet med värderingar och trygghet i hur arbetsplatsen fungerar så ger det förutsättningar för att personer snabbt kommer in i arbetet och kan börja prestera.
Den första tiden behöver vara strukturerad och uppstyrd så att ny personal förstår vad som förväntas av dem. En framgångsrik onboarding gagnar både medarbetare och företag. Dessutom förhindrar det besvikelse, missnöje och minskar omsättning av personal.
Se till att ha en process för onboarding i företaget. På Min Byrå i Jämtland rekommenderar vi att du skapar en checklista som svarar på:
När alla onboarding-moment ska genomföras.
All information och alla nödvändiga internutbildningar kan inte genomföras första dagen eller ens första veckan, men det behöver finnas en plan för dessa moment. Skapa en tidslinje utifrån första dagen, första veckan, första månaden och första halvåret.Vad de ska innehålla.
Fyll tidslinjen med innehåll, t.ex: välkomst-mail, första introduktionsmötet med chefen, nödvändiga inloggningsuppgifter, introduktionsträffar med medarbetare, andra team och kunder samt nödvändiga utbildningar och uppföljningssamtal.
Vem som ansvarar för de olika delarna.
Planera för vem som ska ansvara för de olika delarna i ert företags onboarding, så minskar risken att något faller mellan stolarna.
15 tips för att onboarda nya medarbetare
Välkomna den nyanställda innan den första arbetsdagen. Skicka ett mail veckan innan och hälsa välkommen.
Se till att närmsta chefen är på plats den första arbetsdagen för ett introduktionsmöte för att gå igenom onboarding-planen och stämma av förväntningar.
Få den nyanställde att känna sig välkommen med en blomma eller något annat som stämmer överens med företagets kultur och värderingar.
Boka in uppföljningsmöten redan första dagen, så tappas det inte bort senare i processen. Det kan också vara lämpligt med uppföljningssamtal efter en månad, tre månader eller sex månader.
Det första uppföljningssamtalet kan planeras in efter den första arbetsveckan, för att fånga upp intryck och frågor.
Se till så att allt praktiskt är ordnat inför första dagen, t.ex. dator, telefon, passerkort, mailadress och nödvändiga inloggningsuppgifter.
Informera befintliga medarbetare på arbetsplatsen om att det börjar en ny medarbetare på introduktionsdagen.
Ta med den nya medarbetaren runt i lokalerna för att hälsa på resterande, samt för att visa hela arbetsplatsen.
Kom ihåg trivselinformationen.
Utse gärna en fadder, eller en mentor, som kan berätta om alla oskrivna rutiner som finns på arbetsplatser och som kan inkludera den nyanställde till fikaraster, bra lunchställen eller andra aktiviteter under och utanför arbetstid som kan vara bra att veta om.
Låt medarbetaren vara delaktig i sin egen introduktion, låt denne initiera kontakt med relevanta personer för att komma igång på jobbet.
Undvik att första två veckorna blir för intensiva.
Kom ihåg att onboardingen kan vara flera månader, se till att boka in alla relevanta utbildningar även om de inte ska genomföras under de två första veckorna.
Planera gärna in en social aktivitet för att introducera nya medarbetare.
Kom ihåg att inkludera nyanställa i diverse automatiska mailutskick och maillistor.
Introduktion för nyanställda – så här säger Arbetsmiljöverket
Nyanställa råkar ut för fler olyckor enligt statistik från Arbetsmiljöverket och det är unga nyanställda som är i den största riskzonen. Den första tiden på nya jobbet ska reflektera företagets värdegrund men också ge tydlig information om arbetsuppgifter, manualer och checklistor samt instruktioner om eventuella maskiner och system.
Arbetsmiljölagen säkerställer både hälsa och säkerhet och som arbetsgivare ska du ha koll på den. Använd Arbetsmiljöverkets föreskrifter som en påminnelse om att alla medarbetare och särskilt nyanställda ska få information om:
Arbetsuppgifterna, och hur du ska utföra dessa.
Manualer, checklistor och andra skriftliga instruktioner som behövs i arbetet.
Vilka olycksrisker som finns i arbetet och hur anställda kan skydda sig mot dessa.
Vilken eventuell personlig skyddsutrustning som finns och om hur man använder den.
Hur eventuella verktyg, maskiner och annan utrustning fungerar.
Var brand- och första-hjälpen-utrustning finns, samt hur larmrutiner fungerar.
De allmänna rutinerna på arbetsplatsen, lokaler, fikatider och lunchställen och sådant som inkluderar den nyanställda på arbetsplatsen.
Vem du ska vända dig till med frågor om arbetsmiljön.
Vilka som är dina närmaste chefer och eventuella handledare.
Information om skyddsombud och fackliga företrädare.
Läs mer på Arbetsmiljöverkets hemsida
Medarbetarresan
Att introducera nya medarbetare till arbetsplatsen är en del av din medarbetarresa, som inleds med rekryteringsprocessen som ett första steg. Introduktionen är en kunskapsresa som aldrig tar slut, och som chef och ledare bör du ha kännedom om vad som händer med medarbetare över tid.
Nyanställda ser verksamheten med nya ögon och kommer med frågor och reflektioner som du kan använda för att utveckla verksamheten. Se till att hålla igång kunskapsresan och fyll kontinuerligt på med mer, det öppnar för nya infallsvinklar.
Läs mer om medarbetarsamtal och svåra samtal
Tips för en lyckad rekryteringsprocess
Vi har skrivit ned våra bästa tips för att lyckas med din nästa rekrytering i en checklista.
