Arbetslivsinriktad rehabilitering: Vad gäller vid arbetsanpassning och omplacering?

Vilket ansvar har du som arbetsgivare när en medarbetare behöver arbetsanpassning eller omplaceras? Vi ger dig en överblick kring möjligheter och begränsningar i arbetslivsinriktad rehabilitering.

Arbetsanpassning är samlingsnamnet på olika typer av anpassningar i medarbetarens arbete eller arbetsmiljö. Syftet är att underlätta fortsatt arbete eller möjliggöra återgång i arbete vid nedsatt arbetsförmåga på grund av sjukdom eller skada.

Vad säger lagen om arbetsanpassning?

Enligt Arbetsmiljölagen (AML) är arbetsgivaren skyldig att anpassa arbetet till den enskilde arbetstagarens förutsättningar. I Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS 2020:5) framgår vad skyldigheten innebär i praktiken.

I föreskrifterna om arbetsanpassning framgår att arbetsgivaren ska:

Arbeta fortlöpande för att ta reda på om någon medarbetare är i behov av arbetsanpassning.
Se till att det finns rutiner för att ta emot information om behov av arbetsanpassning.
Så snart som möjligt utreda och ta ställning till hur arbetsanpassning ska utformas.
Så snart det är möjligt genomföra bestämd arbetsanpassning.
Fortlöpande följa upp, kontrollera och vid behov justera införd arbetsanpassning.
Ge medarbetaren möjlighet att medverka i utredning, utformning och uppföljning av arbetsanpassningen.

Här kan du ta del av Arbetsmiljöverkets föreskifter om arbetsanpassning.

När behöver arbetet anpassas?

En medarbetare som har nedsatt arbetsförmåga behöver arbetsanpassning. Kanske konstateras detta i samband med en sjukskrivning eller så har en medarbetare själv påtalat ett behov av anpassning. Då kan det bli aktuellt med ett rehabiliteringsmöte för att utreda om och vilka arbetsanpassningar som kan behövas.

Tillsammans med medarbetaren, och eventuellt andra aktörer, ska du som arbetsgivare kartlägga behovet av anpassning i arbetet och upprätta en plan för arbetsanpassningen. För att kartlägga behovet av anpassning behöver du som arbetsgivare, med stöd av läkarintyget och andra underlag, göra en bedömning av medarbetarens arbetsförmåga. Ibland kan underlaget vara bristfälligt eller bedömningen svår. När så är fallet kan det vara klokt att ta hjälp av HR eller företagshälsovården i bedömningen.

För att skapa trygghet för medarbetaren är det viktigt med tydlig information om arbetsgivarens rutiner för rehabilitering och vilket ansvar både arbetsgivaren och medarbetaren har i processen. Inför ett rehabiliteringsmöte är det också viktigt att informera medarbetaren om mötets syfte, deltagare och möjligheten att ha med en facklig representant eller annan person för stöd.

Särskilt om Plan för återgång i arbete - 30 kap. 6§ Socialförsäkringsbalken (SFB)

I det fall medarbetaren förväntas vara sjukskriven i mer än 60 dagar så finns en särskild bestämmelse i Socialförsäkringsbalken (SFB) som anger att arbetsgivaren ska upprätta en särskild Plan för återgång i arbete. Planen ska agera som ett stöd i den arbetslivsinriktade rehabiliteringen. Det finns inga krav på planens utformning men den ska innehålla beskrivningar av de anpassningar som kommer att genomföras på arbetsplatsen. Planen ska upprättas i samråd med medarbetaren och vara färdigställd efter 30 dagars sjukskrivning. Rehabiliteringsplanen ska kontinuerligt följas upp och uppdateras av arbetsgivaren.

Vad kan anpassas?

Varje medarbetare och verksamhet är unik och arbetsanpassningen måste därför utformas utifrån det enskilda fallets förutsättningar. Anpassningen kan vara tillfällig eller permanent och kan exempelvis innebära justeringar av arbetstider eller arbetsmängd, omfördelning av arbetsuppgifter, införskaffning av tekniska hjälpmedel eller andra ergonomiska förbättringar. Det kan också handla om olika typer av stödinsatser.

Begränsning av arbetsanpassning

Arbetsanpassning handlar om att skapa förutsättningar för att medarbetaren ska kunna utföra sina arbetsuppgifter, trots eventuella begränsningar. Utgångspunkten är att arbetsgivaren ska anpassa både arbetsuppgifter och arbetsmiljö i den omfattning som behövs för att möjliggöra detta. Samtidigt måste hänsyn tas till verksamhetens förutsättningar – det är inte alltid möjligt att anpassa arbetsplatsen exakt enligt medarbetarens önskemål.

Arbetsmiljölagen specificerar inte exakt hur mycket en arbetsgivare är skyldig att anpassa, vilket innebär att Arbetsmiljöverket inte kan fastställa tydliga gränser. Bedömningen blir därför beroende av den enskilda situationen och de resurser och möjligheter som finns på arbetsplatsen.

Vem beslutar om arbetsanpassningen?

Efter att arbetsgivaren har utrett situationen och fört dialog med den berörda arbetstagaren och eventuella andra parter, kan det fortfarande finnas olika åsikter om vilken lösning som är bäst. Även om samsyn alltid är att eftersträva, är det arbetsgivaren som fattar det slutgiltiga beslutet om insatser för arbetsanpassning

Arbetsanpassning och påverkan på övriga medarbetare

En arbetsanpassning för en enskild medarbetare kan samtidigt påverka arbetsmiljön för övriga medarbetare. Arbetsgivaren är skyldig att genomföra en riskbedömning enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) för att bedöma om det finns risk för att anpassningen leder till ohälsa eller andra negativa konsekvenser för övriga medarbetare. Visar riskbedömningen att det finns risker med arbetsanpassningen måste dessa risker hanteras. I vissa fall kan detta innebära att den planerade anpassningen behöver justeras eller inte är möjlig att genomföra.

Omplacering av en medarbetare

Om arbetsanpassning inte är tillräcklig för att medarbetaren ska kunna återgå till sin ursprungliga tjänst, har arbetsgivaren en skyldighet att undersöka om det finns andra lämpliga tjänster inom organisationen. En sådan omplacering ska:

Ske inom ramen för medarbetarens kvalifikationer
Dokumenteras för att säkerställa en korrekt och rättvis process
Följas upp för att säkerställa att den nya arbetsuppgiften fungerar för medarbetaren

Om ingen anpassning eller omplacering kan genomföras kan detta utgöra sakliga skäl för uppsägning.

Avsluta rehabiliteringsprocessen

Rehabiliteringsprocessen avslutas när medarbetaren kan återgå i ordinarie arbete, antingen fullt ut eller med fortsatta anpassningar. Om medarbetaren trots åtgärder inte kan återgå till arbete inom arbetsgivarens verksamhet, och arbetsförmågan bedöms stadigvarande nedsatt, kan rehabiliteringsansvaret anses avslutat. Processen avslutas formellt, exempelvis genom ett möte där man går igenom vad som har genomförts, hur målen har uppnåtts, och vad som gäller framöver.

Vi hjälper dig genom hela rehabiliteringsprocessen

Vi på Min Byrå hjälper dig som arbetsgivare att säkerställa en strukturerad och effektiv rehabiliteringsprocess och stöttar dig i rehabiliteringsansvaret.

Hör av dig till oss så berättar vi mer.